Wie man eine automatische Antwort für die im Postfach der Domäne empfangenen E-Mails einrichten kann

Mit dem Aruba.it-elektronischen E-Mail System kann man 2 Arten automatischer Antworten einrichten: eine  Abwesenheitsnotiz oder ein Autoreply.

 

Abwesenheitsnotiz

Die Abwesenheitsnotiz kann sowohl vom Inhaber der E-Mail-Konten mittels Webmail, als auch vom Postmaster-Benutzer mittels Kontenverwaltungs-Konsole  eingestellt werden.

Die Abwesenheitsnotiz gibt die Möglichkeit, für alle empfangenen E-Mails des eigenen Postfaches eine automatische Antwort einzustellen.

 

In der Regel wird es während eines Abwesenheits-Zeitraums und der nachfolgenden Unmöglichkeit verwendet, die eigene Post zu kontrollieren,, oder  um Infos unterschiedlichen Natur wie E-Mail-Adressen-Wechsel usw., zu senden.

EINTRAG ÜBER WEBMAIL:

 

Wenn man einmal auf die Webmail des Postfaches zugegriffen hat, auf dem man die Abwesenheitsnotiz einstellen möchte, wird es genügen:

 

·        Auf die Angabe Optionen klicken und dann -> Weiterleitung/Automatische Antwort anklicke

·        Das Kästchen “Abwesenheitsnotiz/ Automatische Antwort“ankreuzen;

·        Betreff und Nachrichtententext, die als Antwort gesendet werden sollen, einfügen;

·        Falls notwendig, Ablaufdatum der Abwesenheitsnotiz einfügen, indem man die Option „ Nachricht-Ablauf aktivieren“ anklickt und das Datum einstellt;

·        Falls gewünscht, kann man auch ein Zeitintervall und die Höchstanzahl von automatischen Antworten, die in diesen Zeitraum gesendet werden sollen, kennzeichnen.

·        Um den Vorgang zu bestätigen, einfach die Schaltfläche „Speichern“ anklicken.


EINTRAG ÜBER VERWALTUNG:

 

Wenn man einmal auf die Webmail als Postmaster-Benutzer zugegriffen hat, wird es genügen:

·        Auf Verwaltung zu klicken;

·        Auf Kontenverwaltung zu klicken;

·        Auf das Symbol Editieren neben den Postfach, auf dem man die Abwesenheitsnotiz einstellen möchte, klicken, und dann wie bereits oben beschrieben fortsetzen;


Gleich nach der Aktivierung der Abwesenheitsnotiz wird an jedevon Ihrem Postfach empfangene E-Mail eine automatische Abwesenheitsnotiz als Antwort gesendet.

 

NB.: Die Aktivierung der Abwesenheitsnotiz schließt die Forward-Funktion aus.

 

Autoreply

Die Autoreply kann vom Postmaster-Benutzer über die  Konsole für die Postfächer der Domäne eingestellt werden.

 

Eine Autoreply ist die Erstellung eines fiktiven Postfaches, das die einzige Funktion hat, eine automatische Nachricht an alle empfangenen E-Mails zu senden, diese werden an ein tatsächlich existentes Postfach, das während der Einstellungsphase des Autoreply festgelegt wurde,  adressiert und empfangen.

Um ein “Autoreply” Postfach zu erstellen, ist es notwendig, auf die Webmail als Postmaster zuzugreifen, und dann auf folgende Schaltflächen zu klicken:

 

Verwaltung -> Autoreply-> Autoreply hinzufügen.

 

Im Einstellungsfeld werden folgende Parameter nachgefragt: 


·        Name des Autoreply: in dieses Feld muss der Name der Dummy- E-Mail-Adresse ohne @ihredomaene.xxx, eingetragen werden; diese Adresse wird die einzige Funktion haben, die gewünschte automatische Antwort zu senden.

·        Vollständiger Name des Postfachs, das die Nachrichten empfangen wird: hier soll die vollständige Adresse des richtigen Postfachs eingetragen werden, in dem man die von der Autoreply weitergeleiteten Nachrichten empfangen möchte

·      Betreff und Text der automatischen Antwort.


Beispiel : wir wollen eine Dummy-Adresse erstellen, auf der man sich die Anmelde-E-Mails zu einem Wettbewerb zuschicken lassen möchte, und die jede empfangene Nachricht mit folgendem Text beantwortet: „Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben, wir werden uns umgehend bei Ihnen melden“.

Der Name des Autoreply ( oder besser gesagt, die nicht-existente Adresse) könnte so sein:wettbewerb2010@ihredomaene.xxx.

Der vollständige Name  des TATSÄCHLICH BESTEHENDEN  Postfaches könnte so aussehen: mario.rossi@ihredomaene.xxx

 

- Betreff: Wettbewerb 2010

 

- Text: „Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben, wir werden uns umgehend bei Ihnen melden“. 

 

Dann geben wir die Adresse wettbewerb2010@ihredomaene.xxx  denjenigen, die Teil nehmen wollen, und fragen nach einer E-Mail mit Lebenslauf.

Jeder der eine Nachricht an wettbewerb2010@ihredomaene.xxx  (Dummy-Postfach) senden wird, wird folgende Antwort von wettbewerb2010@ihredomaene.xxx empfangen: Wettbewerb 2010 - Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben, wir werden uns umgehend bei Ihnen melden. ( Betreff und Text des Autoreply).

Die E-Mail der Wettberbersteilnehmer mit beigefügtem Lebenslauf werden hingegen an mario.rossi@ihredomaene.xxx ( echtes Postfach) weitergeleitet.

Es können nur eine Abwesenheitsnotiz und eine  Autoreply  pro Postfach eingerichtet werden.